3 tips for nyttig papirarkivering

Publisert: 15.august 2018

Når det blir mye papirer og dokumenter å holde styr på kan smart arkivering spare deg for mye tid og energi. Selv om hverdagen i stor grad har blitt digitalisert, og det er mindre papirer å holde styr på enn tidligere, er det fremdeles sirkulasjon av store mengder papirer på arbeidsplassen. Smart arkivering handler om å prøve å organisere denne flyten av papirer, og arkivere det du virkelig har bruk og behov for. 

Papirer som ikke er arkiverte og ikke har fått en plass, kan ha en negativ innvirkning på arbeidsmiljøet, og mye tid blir tap på å lete etter de riktige papirene. Når du arkiverer, lag deg en god struktur som er enkel å forstå for alle på arbeidsplassen, slik at alle kan bruke den. Nedenfor har vi samlet 3 tips for smart arkivering:

1. Permer for større mengder papirer

Der hvor det er mange papirer som hører til i samme kategorier er permer det beste å bruke. Permer kan du få i ulike størrelser basert på behov og ønske, og det er flere muligheter for arkivering i permer. For å enkelt finne frem blant papirene i en perm, er skilleark et godt tips å bruke for å sortere papirene i underkategorier. Med disse får du med et forsideark hvor du kan skrive hvilket innhold som ligger hvor, for å raskt finne frem. I tillegg kan du benytte plastlommer for å bevare dokumentene på best mulig måte, samt om du ønsker å unngå å bruke hullemaskin på papirene.

2. Mappestruktur for flere kategorier

For mindre mengder papirer tilhørende samme kategori er ulike typer mapper en god løsning på arkiveringen. Her er det flere valg, og det skilles gjerne mellom strikkmappe for god beskyttelse, kartongomslag og hengemapper for skuffoppbevaring. Disse kan også enkelt merkes med innholdet.

3. Vingregister for den enkleste tilgjengelighet

For enkelte papirer som benyttes ofte og som krever en enkel tilgjengelighet, er et vingregister perfekt. Dette er et arkiveringssystem som fungerer litt som en bok. Vingregisteret er laget av metall og består av en rekke plastlommer som du kan bla i. Papirene plasseres i plastlommene hvor hver lomme kan merkes med innholdet, slik at du enkelt kan bla gjennom og raskt finne det du leter etter. Papirer som er perfekt for denne type løsning er telefonlister, instruksjoner og annen viktig informasjon som benyttes ofte.

Kjenner du deg igjen i papirflyten, så ta gjerne en tur innom vår nettbutikk for arkivering, og se om vi har noe som kan gjøre hverdag enklere for deg og dine kollegaer. For produktnyheter og andre spennende oppdateringer, følg oss på Facebook og LinkedIn.